Pflegedienst wechseln und kündigen: So organisieren Sie die Übergabe

Was der neue Dienst vor dem Wechsel zusagen sollte

Eine freie Kapazität ist erst dann für Ihren Wechsel brauchbar, wenn sie zu den benötigten Einsätzen passt. Bitten Sie den neuen Dienst um eine schriftliche Bestätigung der vereinbarten Versorgung.

Klären Sie dabei:

• Beginn: An welchem Tag findet der erste Einsatz statt, und in welchem Zeitfenster?
• Leistungen: Welche Hilfe wird tatsächlich übernommen? Was bleibt durch Angehörige oder andere Anbieter abzudecken?
• Woche und Wochenende: Gilt die Zusage für alle benötigten Tage, auch an Feiertagen?
• Kosten: Welche Leistungen werden der Kasse berechnet, welcher Betrag bleibt voraussichtlich für Sie?
• Kontakt: Wen erreichen Sie, wenn ein Einsatz ausfällt oder sich der Bedarf ändert?

Nach § 120 Absatz 3 SGB XI müssen Art, Inhalt und Umfang der Leistungen mit ihren Vergütungen im Pflegevertrag beschrieben sein. Vor Vertragsschluss muss der Dienst Sie in der Regel schriftlich über die voraussichtlichen Kosten informieren. Vergleichen Sie deshalb konkrete Angebote für denselben Bedarf. Die Rechnung des alten Dienstes sagt nicht voraus, was der neue berechnen wird.

Für eine erste Anfrage genügen Angaben zu Ort, Unterstützungsbedarf, gewünschten Zeiten und Starttermin. Die Checkliste zur Pflegeanfrage hilft bei der Vorbereitung. Ausführliche Gesundheitsunterlagen gehören erst in den erforderlichen Austausch mit dem konkret ausgewählten Dienst.

Pflegekasse und Krankenkasse getrennt einbeziehen

Informieren Sie die Pflegekasse über den Wechsel und die vorgesehenen Einsatzdaten. Lassen Sie sich erklären, welche Angaben sie für die Abrechnung der Pflegesachleistungen benötigt.

Erbringt Ihr bisheriger Dienst zusätzlich verordnete Behandlungspflege, etwa Medikamentengabe oder Wundversorgung, gehört auch die Krankenkasse dazu. Solche Leistungen können unter § 37 SGB V fallen. Verordnung, Genehmigung und Zusammenarbeit der Beteiligten regelt die Häusliche Krankenpflege-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses.

Fragen Sie die verordnende Praxis, den neuen Dienst und die Krankenkasse vor dem Wechsel:

• Welche Verordnung und Genehmigung liegen vor, und bis wann gelten sie?
• Welche Unterlagen oder Anpassungen werden wegen des Wechsels benötigt?
• Wer übernimmt den letzten Einsatz des alten und den ersten Einsatz des neuen Dienstes?

Eine bestehende Verordnung bestätigt noch nicht, dass der neue Dienst die Behandlungspflege zum gewünschten Termin übernimmt. Lassen Sie genau diese Leistung ausdrücklich in die Startzusage aufnehmen. Änderungen an Medikamenten oder Behandlungen gehören in die Abstimmung mit der behandelnden Praxis.

So formulieren und übergeben Sie die Kündigung

Benennen Sie den Vertrag und den gewünschten Beendigungstag eindeutig. Für einen Pflegevertrag nach § 120 SGB XI können Sie diese kurze Formulierung verwenden, wenn Sie selbst Vertragspartner sind:

Hiermit kündige ich meinen Pflegevertrag mit Ihrem Dienst, Kundennummer [Nummer], zum Ablauf des [Datum]. Bitte bestätigen Sie mir den Zugang dieser Kündigung und den Beendigungstermin. Bitte stimmen Sie den letzten vereinbarten Einsatz und die Schlüsselrückgabe mit mir ab und übersenden Sie mir eine abschließende Leistungsübersicht.

Ergänzen Sie Ihren Namen, Ihre Anschrift, den Empfänger und das Datum. Ein unterschriebenes Schreiben mit nachweisbarer Übergabe erleichtert den späteren Nachweis. Bewahren Sie eine Kopie auf. Die Kündigung muss dem Dienst zugehen; seine Zustimmung ist nicht erforderlich. Die Bitte um Bestätigung dient dem Nachweis und der Organisation (§ 130 BGB).

Kündigen Sie für einen Angehörigen, prüfen Sie vorher Ihre Vertretungsbefugnis. Eine Vollmacht muss die Erklärung abdecken. Ist die Bevollmächtigung dem Dienst nicht bereits vom Vollmachtgeber mitgeteilt worden, kann eine fehlende Vollmachtsurkunde zur unverzüglichen Zurückweisung führen (§§ 164, 174 BGB). Lassen Sie den Nachweis bei Unsicherheit vor dem Versand prüfen.

Was bei der Übergabe nicht fehlen sollte

Schreiben Sie den letzten und den ersten Einsatz mit Datum und Zeitfenster auf. „Ab nächster Woche“ ist für die Übergabe zu ungenau, besonders wenn mehrere Besuche pro Tag nötig sind.

Zu klären	Praktische Vereinbarung
Letzter und erster Einsatz	Beide Dienste wissen, wer welchen Besuch übernimmt. Auch das Wochenende ist abgedeckt.
Informationen zur Pflege	Der neue Dienst erhält die für die weitere Versorgung notwendigen aktuellen Angaben. Klären Sie mit den Beteiligten, welche Auszüge aus der Dokumentation gebraucht werden.
Behandlungspflege	Verordnung, Genehmigung und erforderliche aktuelle Behandlungsunterlagen sind mit Praxis, Kasse und neuem Dienst abgestimmt.
Schlüssel und Zugang	Halten Sie fest, welche Schlüssel zurückgegeben oder neu übergeben werden, an wen und wann. Lassen Sie sich die Übergabe quittieren.
Material und Hilfsmittel	Prüfen Sie, was vor Ort bleibt, wem es gehört und wer benötigtes Material künftig besorgt.
Rückfragen	Die pflegebedürftige Person und die von ihr einbezogenen Angehörigen wissen, wen sie beim neuen Dienst erreichen.

Vereinbaren Sie, wer die erforderlichen Unterlagen sicher übermittelt. Eine vollständige Pflegedokumentation sollte nicht vorsorglich an mehrere angefragte Dienste verschickt werden. Klären Sie bei der Übergabe auch, welche Informationen weitergegeben werden dürfen und welche Einwilligung gegebenenfalls benötigt wird.

Wie wird im Wechselmonat abgerechnet?

Durch den Wechsel entsteht kein zweites Sachleistungsbudget. Der Höchstbetrag nach § 36 Absatz 3 SGB XI gilt je Kalendermonat. Leistungen des bisherigen und des neuen Dienstes zählen zusammen.

Bitten Sie den bisherigen Dienst um eine Übersicht der bis zum Vertragsende erbrachten Leistungen. Stimmen Sie mit dem neuen Dienst und der Pflegekasse ab, welcher Betrag für den restlichen Monat voraussichtlich verfügbar ist. Prüfen Sie Leistungsnachweise vor der Unterschrift und gleichen Sie die Schlussrechnung damit ab. Bei derselben abgerechneten Leistung zur selben Zeit sollten Sie nachfragen.

Wenn Sie Pflegesachleistungen mit Pflegegeld kombinieren, hängt der Pflegegeldanteil vom ausgeschöpften Sachleistungsanteil ab (§ 38 SGB XI). Ein anderes Leistungspaket oder andere Kosten beim neuen Dienst können deshalb auch den verbleibenden Pflegegeldanteil verändern. Lassen Sie die Pflegekasse die Auswirkung auf Ihre Kombination erläutern. Mehr zur Aufteilung erklärt der Beitrag Ambulante Pflege: Welche Kosten entstehen?.

Wenn der Pflegedienst Ihnen kündigt

Für eine Kündigung durch den Dienst gilt nicht einfach dasselbe Recht wie für Pflegebedürftige aus § 120 SGB XI. Hier kommt es auf den Vertrag und die anwendbaren Kündigungsregeln des BGB an. Eine einheitliche Kündigungsfrist für jeden Pflegedienstvertrag lässt sich daraus nicht ableiten.

Bei einer Kündigung nach § 627 BGB muss der Dienst grundsätzlich so kündigen, dass Sie die Leistungen anderweitig beschaffen können. Für eine Kündigung zur Unzeit braucht er einen wichtigen Grund; andernfalls kann er für den daraus entstehenden Schaden haften. Auch eine fristlose Kündigung aus wichtigem Grund nach § 626 BGB hängt vom Einzelfall ab. Daraus folgt keine pauschale Zusage, dass der bisherige Dienst bis zur Zusage eines Nachfolgers weiterpflegen muss.

Geben Sie die Kündigung und den genannten Endtermin sofort an Ihre Pflegeberatung weiter. Nach § 7a SGB XI unterstützt sie bei der Auswahl von Hilfen und einem individuellen Versorgungsplan. Bitten Sie um konkrete Unterstützung für die drohende Lücke. Bei verordneter Behandlungspflege informieren Sie zusätzlich Krankenkasse und Praxis. Ob die Kündigung rechtlich wirksam ist, sollte bei Streit individuell geprüft werden.

Wenn noch kein neuer Dienst zugesagt hat, hilft der Beitrag Kein Pflegedienst frei: Was jetzt möglich ist bei den nächsten Schritten. Über PflegeMatch können Sie eine Pflegeanfrage für den benötigten Bedarf und Starttermin erstellen. Ob ein Dienst die Versorgung übernehmen kann, klären Sie anschließend mit ihm.