Pflegedienst gründen: Alle Voraussetzungen im Überblick

Voraussetzungen in fünf Bereichen

Kurz gesagt: Für einen ambulanten Pflegedienst brauchen Sie ein klares Leistungsangebot, eine anerkannte verantwortliche Pflegefachperson, ausreichend qualifiziertes Personal, einen wirtschaftlich tragfähigen Betrieb und die erforderlichen Verträge mit den Kostenträgern. Die verbindlichen Details stehen in den für Ihr Bundesland geltenden Vereinbarungen.

„Einen Pflegedienst gründen“ kann unterschiedliche Vorhaben meinen. Ein Unternehmen, das ausschließlich privat vereinbarte Alltagshilfen anbietet, hat andere Voraussetzungen als ein ambulanter Pflegedienst, der Pflegeleistungen nach SGB XI oder häusliche Krankenpflege nach SGB V mit Kassen abrechnet. Definieren Sie deshalb zuerst das geplante Leistungsangebot.

Dieser Beitrag gibt eine Orientierung und keine verbindliche Zulassungs-, Rechts- oder Steuerberatung. Beschaffen Sie vor kostenintensiven Entscheidungen die aktuellen Verträge und Antragsunterlagen der zuständigen Stellen.

1. Fachliche Leitung

Ein ambulanter Pflegedienst im Sinne des SGB XI ist eine selbstständig wirtschaftende Einrichtung unter ständiger Verantwortung einer ausgebildeten Pflegefachperson. § 71 SGB XI nennt anerkannte Berufsabschlüsse und verlangt für die Anerkennung als verantwortliche Pflegefachperson grundsätzlich praktische Berufserfahrung im erlernten Beruf. Das Gesetz beschreibt einen bundesrechtlichen Rahmen. Weitere Anforderungen, etwa an Leitungstätigkeit, Beschäftigungsumfang, Weiterbildung oder Stellvertretung, können sich aus Landesverträgen ergeben.

Prüfen Sie früh, wer die verantwortliche Pflegefachperson und wer die Stellvertretung sein soll. Lassen Sie Ausbildungs-, Tätigkeits- und Weiterbildungsnachweise auf Vollständigkeit prüfen. Ein Name im Organigramm genügt nicht. Die Leitungsfunktion muss im Betrieb tatsächlich ausgeübt werden können. Wenn Sie selbst keine Pflegedienstleitung mitbringen, lesen Sie Pflegedienst gründen ohne PDL: Was geht, was nicht?.

2. Personal und verlässliche Einsatzplanung

Ein Dienst benötigt nicht nur die fachliche Leitung. Das Team muss die angebotenen Leistungen mit den erforderlichen Qualifikationen, zu den zugesagten Zeiten und auch bei planbaren Ausfällen erbringen können. Ermitteln Sie dafür:

• benötigte Berufsgruppen und Qualifikationen
• Wochenstunden und Schichtmodell
• Vertretung bei Urlaub, Krankheit und Fortbildung
• Einarbeitung, Unterweisung und Fortbildung
• Rufbereitschaft oder Erreichbarkeit, soweit für das Angebot erforderlich
• realistische Zahl versorgbarer Kunden und Touren

Landesverträge können konkrete Mindestvorgaben enthalten. Planen Sie oberhalb eines rein rechnerischen Minimums, wenn der Dienst sonst beim ersten Ausfall nicht mehr zuverlässig arbeiten könnte.

3. Zulassung und Vertragsbeziehungen

Für die Versorgung gesetzlich Pflegeversicherter durch einen ambulanten Dienst ist grundsätzlich ein Versorgungsvertrag nach § 72 SGB XI erforderlich. Zugelassen werden Einrichtungen, die unter anderem die Anforderungen des § 71 erfüllen, eine leistungsfähige und wirtschaftliche Versorgung gewährleisten, Qualitätsanforderungen erfüllen und die einschlägigen Entgeltregeln beachten. Zu diesen Entgeltregeln gehört die Tariftreue: Zugelassen werden nur Einrichtungen, die ihren Pflege- und Betreuungskräften eine Entlohnung nach Tarifvertrag oder kirchlichen Arbeitsrechtsregelungen zahlen oder ohne Tarifbindung mindestens ein regional übliches Tarifniveau erreichen (§ 72 Abs. 3a und 3b SGB XI). Kalkulieren Sie Personalkosten deshalb von Anfang an auf diesem Niveau.

Wenn Sie zusätzlich häusliche Krankenpflege anbieten wollen, ist der Bereich des SGB V relevant. § 132a SGB V sieht Verträge und Rahmenempfehlungen zur Versorgung mit häuslicher Krankenpflege vor. Pflegeversicherung und Krankenversicherung sind unterschiedliche Leistungsbereiche. Eine Zulassung oder Vereinbarung für den einen Bereich ersetzt nicht automatisch den anderen.

Fordern Sie bei den zuständigen Landesverbänden die aktuelle Antragsstrecke an. Erstellen Sie eine eigene Nachweismatrix mit Dokument, verantwortlicher Person, Frist und Status.

4. Betriebliche Organisation und Qualität

Vor dem ersten Versorgungstag müssen zentrale Abläufe funktionieren. Dazu gehören Kundenaufnahme, Pflegeplanung, Dokumentation, Tourenplanung, Leistungsnachweise, Abrechnung, Hygiene, Datenschutz, Beschwerden, Notfallorganisation und Qualitätsmanagement. Räume, Erreichbarkeit, IT-Systeme und Aufbewahrung müssen zum Leistungsangebot passen.

Prüfen Sie außerdem Versicherungen, Arbeitsschutz, arbeitsrechtliche Verträge und steuerliche Pflichten. Eine spezialisierte Beratung kann verhindern, dass Standardverträge wichtige Besonderheiten eines ambulanten Dienstes übersehen.

5. Wirtschaftliche Tragfähigkeit

Der Betrieb muss laufende Löhne, Fahrzeuge, Räume, Versicherungen und Systeme auch in der Aufbauphase finanzieren können. Erstellen Sie deshalb neben der Rentabilitätsrechnung einen monatlichen Liquiditätsplan. Berücksichtigen Sie einen langsameren Kundenzuwachs, Zahlungsziele, Krankheit, Fahrzeugausfall und unproduktive Fahrzeiten.

Eine hohe Nachfrage in der Region beweist noch kein tragfähiges Modell. Entscheidend ist, ob die nachgefragten Leistungen mit Ihrem Personal, Einzugsgebiet und den geltenden Vergütungen wirtschaftlich erbracht werden können. Typische Kostenpositionen zeigt der Beitrag Was kostet die Gründung eines Pflegedienstes?.

Die richtige Reihenfolge

Klären Sie Leistungsangebot und Bundesland, beschaffen Sie die aktuellen Anforderungen, prüfen Sie Leitung und Personal, erstellen Sie Business- und Liquiditätsplan und treffen Sie erst dann langfristige Entscheidungen über Räume, Fahrzeuge und Verträge. Stimmen Sie den geplanten Start mit den zuständigen Stellen ab. So vermeiden Sie, dass Kosten bereits laufen, während ein wesentlicher Nachweis noch fehlt.

Alle Gründungsthemen im Zusammenhang bündelt der Überblick Pflegedienst gründen: Wissen von A bis Z. Wie PflegeMatch ambulante Dienste nach dem Start unterstützt, zeigt die Seite Für Pflegedienste. Die Plattform ersetzt weder Zulassung noch betriebliche Vorbereitung.