Patienten gewinnen als Pflegedienst: Was jeder Weg kostet

Kostenlose Einträge, die Sie schon haben

Als zugelassener Pflegedienst stehen Sie bereits in den Listen der Pflegekassen. Die Landesverbände der Pflegekassen führen eine Liste mit den Leistungen und Preisen der zugelassenen Dienste. Sie aktualisieren sie einmal im Quartal und veröffentlichen sie im Internet (§ 7 Abs. 3 SGB XI). Wer Pflegeleistungen beantragt, wird von seiner Pflegekasse auf diese Liste hingewiesen.

Auch die Suchportale der Kassen zeigen Ihren Dienst. Im Pflegelotsen des Verbands der Ersatzkassen erscheint ein neu zugelassener Dienst von selbst. Im Pflegenavigator der AOK können Sie Ihren Eintrag in einem geschützten Bereich selbst ergänzen, zum Beispiel um Kontaktdaten und Fotos. Dieser Bereich ist kostenlos.

Prüfen Sie Ihre Einträge einmal im Quartal:

• Stimmen Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Website? Im Pflegelotsen ändert der Verband die Kontaktdaten, wenn Sie ihm eine E-Mail mit Ihrem Institutionskennzeichen schicken.
• Sind die Preise aktuell? Neue Preise erscheinen im Pflegelotsen mit Verzögerung. Bei Abweichungen hilft Ihr federführender Kassenverband.
• Bieten Sie Beratungsbesuche an? Beide Portale haben dafür eine eigene Suche.

Das Unternehmensprofil bei Google ist ebenfalls kostenlos. Damit bestimmen Sie, wie Ihr Dienst in der Google-Suche und auf Google Maps erscheint. Tragen Sie Ihr Einzugsgebiet, Ihre Telefonnummer und Ihre Bürozeiten ein, und antworten Sie auf Bewertungen.

Auch bei PflegeMatch kostet der Einstieg nichts. Registrierung und Profil sind kostenlos, und nach der Prüfung erscheint Ihr Dienst im öffentlichen Verzeichnis. Sie sehen dann die Pflegeanfragen aus Ihrem Einzugsgebiet und zeigen kostenlos Interesse. Was danach kommt, steht im Abschnitt „So läuft es bei PflegeMatch“.

Empfehlungen, Kliniken und Beratungsbesuche kosten Zeit statt Geld

Diese Wege kosten kein Geld, aber Arbeitszeit. Es geht um Empfehlungen von Familien, um Anfragen aus Kliniken, um Praxen und Beratungsstellen und um den Beratungsbesuch.

Empfehlungen von Familien, die Sie schon versorgen, lassen sich nicht kaufen. Sie können aber fragen, ob eine Familie Sie weiterempfiehlt oder eine Bewertung schreibt. Fragen Sie nie in einer belastenden Lage.

Krankenhäuser müssen den Übergang in die Versorgung nach der Entlassung unterstützen. Dieses Entlassmanagement gehört zur Krankenhausbehandlung (§ 39 Abs. 1a SGB V). Der Sozialdienst der Klinik sucht dann einen Dienst, der kurzfristig aufnehmen kann. Fragen Sie die Kliniken in Ihrer Nähe, wie ihr Sozialdienst Pflegedienste anfragt: per Telefon oder über ein digitales System. Fragen Sie auch, wie Sie dort aufgenommen werden.

Auch Hausarztpraxen, Apotheken, Pflegestützpunkte und die Pflegeberatung der Kassen werden gefragt, welcher Dienst Platz hat. Eine Antwort können sie geben, wenn sie Ihren Stand kennen. Sagen Sie Ihren festen Ansprechpartnern, sobald Touren frei werden, in welchen Orten, zu welchen Zeiten und für welche Leistungen Sie aufnehmen können.

Eine Grenze steht im Strafgesetzbuch. Sie dürfen einem Arzt oder einem anderen Angehörigen eines Heilberufs keinen Vorteil dafür anbieten, dass er Ihnen Patienten zuführt und Sie dabei unlauter bevorzugt. Das ist als Bestechung im Gesundheitswesen strafbar (§ 299b StGB). Die Wahl des Pflegedienstes liegt bei den Pflegebedürftigen (§ 2 Abs. 2 SGB XI).

Ein weiterer Weg ist der Beratungsbesuch. Wer in den Pflegegraden 2 bis 5 ausschließlich Pflegegeld bezieht, muss einmal im Halbjahr eine Beratung zu Hause abrufen. Ein zugelassener Pflegedienst darf sie durchführen. Die Vergütung zahlt die Pflegekasse oder die private Pflegeversicherung (§ 37 Abs. 3 bis 3c SGB XI). Der Besuch dient der Qualität der häuslichen Pflege und der Unterstützung der Pflegenden. Er ist für die Beratung da. Die Familie lernt Ihren Dienst dabei trotzdem kennen, noch bevor sie einen Pflegedienst braucht. Die Regeln stehen im Beitrag Beratungseinsatz nach § 37 SGB XI.

Was kosten Anzeigen und Agenturen?

Bei Suchanzeigen von Google (Google Ads) zahlen Sie für jeden Klick auf Ihre Anzeige, einen festen Preis gibt es nicht. Eine Agentur kostet zusätzlich, im Beispiel unten ab 149 Euro im Monat. In beiden Fällen zahlen Sie, bevor jemand anfragt.

Sie legen ein durchschnittliches Tagesbudget fest und können ein Höchstgebot je Klick setzen. An einzelnen Tagen kann Google mehr ausgeben, in der Regel bis zum Doppelten. Über den Monat gleicht sich das aus. Der Klickpreis entsteht in einer Auktion. Was Anzeigen zu einem Suchwort im Schnitt kosten, schätzt der Keyword-Planer in Google Ads. Dafür brauchen Sie ein eingerichtetes Konto mit Zahlungsdaten.

Ein Klick ist noch keine Anfrage. Von den Besuchern ruft ein Teil an, und von den Anrufen passt ein Teil zu Ihrer freien Tour. Was eine Anfrage über Anzeigen kostet, wissen Sie deshalb erst nach einem Test.

Agenturen bauen Websites und betreuen Anzeigen. Ein Beispiel mit veröffentlichtem Preis: Eine Agentur nennt Website-Pakete ab 149 Euro im Monat für kleinere Einrichtungen und 349 Euro im Monat für mittlere. Betreut eine Agentur Ihre Anzeigen, kommt das Werbebudget dazu. Fragen Sie vor dem ersten Gespräch nach einer Preisliste, nach der Laufzeit und danach, wem Website und Anzeigenkonto am Ende gehören.

Was kosten Portale mit Pflegeanfragen?

Einige Portale sammeln Pflegeanfragen von Familien und geben sie an Dienste weiter. Sie zahlen dort je Anfrage oder je Kontakt. Zwei Beispiele mit veröffentlichten Preisen:

• Ein anderes Portal nennt Festpreise je angenommener Anfrage. In der Standard-Pflege, zum Beispiel Grund- und Behandlungspflege, beginnen sie bei 89 Euro. In der Premium-Pflege, zum Beispiel Intensivpflege, beginnen sie bei 349 Euro. Eine Anfrage geht dort an höchstens drei bis fünf Anbieter.
• PflegeMatch rechnet je freigeschaltetem Kontakt ab. Der Listenpreis liegt je nach Pflegegrad zwischen 15 und 50 Euro. Der Ablauf steht im nächsten Abschnitt.

Die beiden Preise meinen Verschiedenes. Für einen direkten Vergleich taugen sie deshalb nicht. Stellen Sie jedem Portal vor der ersten Zahlung fünf Fragen:

1. Was sehe ich von einer Anfrage, bevor ich zahle?
2. An wie viele Dienste geht dieselbe Anfrage?
3. Wofür genau zahle ich: für die Anfrage, für den Kontakt oder für eine Aufnahme?
4. Was passiert, wenn die Familie nicht antwortet?
5. Gibt es eine Grundgebühr, eine Mindestlaufzeit oder ein Abo?

So läuft es bei PflegeMatch

PflegeMatch ist eine digitale Pflegevermittlung. Familien stellen dort eine Pflegeanfrage, und geprüfte Pflegedienste sehen die Anfragen aus ihrem Einzugsgebiet. Sie prüfen zuerst den Bedarf und zeigen kostenlos Interesse. Erst wenn die Familie einen Chat anfragt, entscheiden Sie über die Freischaltung. Der Ablauf:

1. Sie registrieren sich und legen Ihr Profil an. Beides ist kostenlos.
2. PflegeMatch prüft Ihren Dienst: mit einem Nachweis, zum Beispiel dem Versorgungsvertrag als Foto oder PDF, anhand Ihrer öffentlichen Unternehmensangaben oder in einem Gespräch am Telefon.
3. Danach sehen Sie die Pflegeanfragen aus Ihrem Einzugsgebiet. Bei einer neuen Anfrage kommt eine E-Mail, auf Wunsch auch eine Push-Nachricht.
4. Passt eine Anfrage, zeigen Sie Interesse. Das kostet nichts. Erst dann zeigt PflegeMatch der Familie Ihren Dienst als interessierten Anbieter.
5. Die Familie entscheidet, ob sie mit Ihnen schreiben möchte. Wenn ja, fragt sie einen Chat bei Ihnen an.
6. Erst jetzt zahlen Sie: Sie schalten den Chat mit Guthaben frei. Der Preis steht vor jeder Freischaltung da.
7. Im Chat klären Sie die Versorgung.
8. Wählt die Familie Ihren Dienst aus, erhalten Sie Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

Beispiel-Anfrage

Diese Anfrage ist erfunden. So sähe sie in Ihrer Liste aus, bevor Sie etwas bezahlen:

• Ort: 44137 Dortmund, Lage auf etwa 300 Meter genau
• Pflegebedürftige Person: Frau, 82 Jahre, Initialen H. B.
• Pflegegrad 3
• Gewünschte Leistungen: große Körperpflege, An- und Auskleiden, Medikamentengabe
• Erkrankungen als Stichworte: Diabetes, Bluthochdruck
• Wunschzeiten: montags bis freitags am Morgen
• Gewünschter Beginn: in ein bis zwei Wochen

Was Sie wann sehen

Zeitpunkt	Sie sehen
In der Liste und nach Ihrem Interesse, kostenlos	Postleitzahl und Ort, Pflegegrad, gewünschte Leistungen, Erkrankungen als Stichworte, Wunschzeiten, gewünschten Beginn, Alter und Geschlecht, Lage auf etwa 300 Meter genau. Keinen Namen außer den Initialen, keine Straße, keine Telefonnummer, keine E-Mail-Adresse, keine freien Notizen.
Nach der Chat-Anfrage der Familie, vor dem Bezahlen	zusätzlich den Vornamen der pflegebedürftigen Person und die Lage auf etwa 150 Meter genau
Nach der Freischaltung	den vollen Namen, alle Pflegeangaben mit Notizen, den Namen der Kontaktperson und den Chat. Straße und Telefonnummer noch nicht.
Nachdem die Familie Sie ausgewählt hat	Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse

Die Preise

Pflegegrad	Listenpreis je freigeschaltetem Kontakt
1	15 €
2	20 €
3	35 €
4	40 €
5	50 €

Stand: 11. Oktober 2026. Die Tabelle zeigt den Listenpreis in Guthaben. Was eine Freischaltung in Euro kostet, hängt von Ihrem Guthaben-Paket ab. Verbindlich ist der Preis, der vor der Freischaltung angezeigt wird. Die aktuelle Preistabelle steht auf der Seite Für Pflegedienste.

Nach der Prüfung erhalten Sie Startguthaben. Das Premium-Profil ist ein eigenes Angebot, das Sie dazubuchen können und das extra kostet.

Die fünf Fragen, für PflegeMatch beantwortet

• Was sehe ich vorher? Die Angaben aus den ersten beiden Zeilen der Tabelle „Was Sie wann sehen“.
• An wie viele Dienste geht die Anfrage? Geprüfte Dienste, in deren Einzugsgebiet sie liegt, sehen sie in ihrer Liste. Die Familie kann je Anfrage mit bis zu drei Diensten gleichzeitig chatten. Sie wählt frei, PflegeMatch empfiehlt keinen bestimmten Dienst.
• Wofür zahle ich? Für die Freischaltung des Chats, nachdem die Familie ihn angefragt hat. Eine Chat-Anfrage bleibt sieben Tage offen. Der Preis fällt auch an, wenn kein Pflegevertrag zustande kommt. Eine Provision für einen Vertrag bekommt PflegeMatch nicht.
• Was, wenn die Familie nicht antwortet? Ein freigeschalteter Chat endet nach 21 Tagen ohne Nachricht, solange die Familie nicht geschrieben hat. Haben Sie geschrieben und die Familie hat nie geantwortet, schreibt PflegeMatch in bestimmten Fällen einen Teil des Guthabens wieder gut. Das ist Kulanz und kein Anspruch, und die Gutschrift kommt als Guthaben. Die aktuellen Regeln stehen auf der Seite Kulanzregeln.
• Gibt es eine Grundgebühr, eine Mindestlaufzeit oder ein Abo? Nein.

Eine Zahl von Anfragen sagt PflegeMatch nicht zu, ebenso wenig eine Antwort der Familie oder einen Pflegevertrag. Wie viele Anfragen kommen, hängt von der Nachfrage in Ihrer Region ab. Mehr zum Ablauf steht auf der Seite Für Pflegedienste.

Die Rechnung: Was kostet ein neuer Patient?

Für jeden Weg gilt dieselbe Rechnung:

Kosten je aufgenommener Familie = (Ausgaben für Kontakte + Arbeitszeit für die Bearbeitung) ÷ Zahl der Aufnahmen

Zu den Ausgaben zählt alles, was Sie für den Weg bezahlt haben: Klicks, Monatsraten, Preise für Anfragen oder Kontakte. Bei einem Portal gehören auch die Kontakte dazu, aus denen nichts wurde. Zur Arbeitszeit zählen die Stunden für Telefonate, Antworten, Besuche und Erstgespräche, mal Ihren Stundensatz im Büro. Geteilt wird durch die Aufnahmen, also durch die Familien, die Sie tatsächlich versorgen.

Ein Rechenbeispiel mit erfundenen Zahlen für drei Monate:

Posten	Bezahlter Weg	Kontakte zu Kliniken und Praxen
Ausgaben	300 €	0 €
Arbeitszeit	8 Stunden	14 Stunden
Stundensatz im Büro, angenommen	40 €	40 €
Kosten gesamt	620 €	560 €
Aufnahmen	3	3
Kosten je aufgenommener Familie	rund 207 €	rund 187 €

Die Zahlen sind ausgedacht und sagen nichts darüber, welcher Weg besser ist. Sie zeigen, dass auch ein kostenloser Weg Geld kostet, nämlich Arbeitszeit. Und ein niedriger Preis je Kontakt hilft wenig, wenn aus den Kontakten keine Aufnahmen werden. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.

So wird die Rechnung belastbar:

• Fragen Sie jede neue Familie, wie sie auf Ihren Dienst gekommen ist, und notieren Sie den Weg.
• Rechnen Sie über einen Zeitraum, in dem aus Kontakten Aufnahmen werden konnten, zum Beispiel ein Quartal.
• Ziehen Sie Gutschriften ab, zum Beispiel Kulanz-Gutschriften eines Portals.
• Zählen Sie Aufnahmen, die zu Ihren Touren passen. Eine Aufnahme weit außerhalb Ihrer Touren kann mehr kosten, als sie bringt.

Ob 200 Euro je Aufnahme viel oder wenig sind, hängt von Ihrer Kalkulation ab. Was bleibt von einer Versorgung nach Personal- und Fahrtkosten übrig? Wie lange dauert sie im Schnitt? Diese Zahlen kennen Sie und Ihre Buchhaltung.

Womit fangen Sie an?

Fangen Sie mit den Wegen an, die kein Geld kosten. Einen bezahlten Weg testen Sie danach.

1. Prüfen Sie zuerst die kostenlosen Einträge im Pflegelotsen, im Pflegenavigator und bei Google.
2. Legen Sie ein kostenloses Profil bei PflegeMatch an. Nach der Prüfung sehen Sie, ob es in Ihrem Einzugsgebiet Pflegeanfragen gibt, ohne etwas zu zahlen.
3. Sagen Sie Ihren Ansprechpartnern in Kliniken, Praxen und Beratungsstellen, welche Touren frei sind.
4. Legen Sie fest, wer Anfragen noch am selben Tag beantwortet. Jeder Weg endet bei einem Anruf oder einer Nachricht. Bleibt die Anfrage liegen, war der Aufwand vergeblich.
5. Testen Sie danach einen bezahlten Weg für einen festen Zeitraum und mit einem Budget, dessen Verlust Sie verkraften. Am Ende steht die Rechnung von oben.

Prüfen Sie bei jeder Anfrage zuerst, ob sie zur freien Tour passt: Ort, Zeitfenster, Leistung und Qualifikation. Sagen Sie lieber schnell ab, als eine Tour zu überladen.

Sie gründen gerade erst? Für den Start gibt es einen eigenen Beitrag: Die ersten Klienten für den neuen Pflegedienst. Weitere Beiträge für ambulante Dienste stehen im Ratgeber für Pflegedienste.