Beratungseinsatz bei Pflegegeld: Fristen, Ablauf und was die Kasse erfährt

Bis wann der Termin fällig ist

Die Pflegekassen rechnen in Kalenderhalbjahren. Ein Beratungseinsatz muss zwischen dem 1. Januar und dem 30. Juni stattfinden, der nächste zwischen dem 1. Juli und dem 31. Dezember. Auch ein verspäteter Termin verschiebt diese Zeiträume nicht.

Auf die Pflicht weist die Pflegekasse schon im Bescheid über das Pflegegeld hin. Wann der erste Termin fällig ist, zeigt ein Beispiel aus dem Rundschreiben der Pflegekassen. Wird das Pflegegeld mit einem Bescheid vom 15. März bewilligt, ist der erste Beratungseinsatz zwischen dem 1. Juli und dem 31. Dezember fällig.

Legen Sie den Termin nicht in die letzten Tage des Halbjahres. Pflegedienste schicken den Nachweis in der Regel mit ihrer Monatsabrechnung an die Kasse, er kommt dort also manchmal erst Wochen später an. Am einfachsten vereinbaren Sie beim Besuch gleich den nächsten Termin für das folgende Halbjahr.

Wer zu Ihnen kommt und was es kostet

Den Beratungseinsatz dürfen machen:

• ein zugelassener Pflegedienst,
• eine Beratungsstelle, die von den Landesverbänden der Pflegekassen anerkannt ist,
• eine Pflegeberaterin oder ein Pflegeberater nach § 7a SGB XI,
• eine fachlich geeignete Beratungsperson der Stadt oder des Kreises.

Den Pflegedienst dürfen Sie selbst wählen. Die Pflegekassen empfehlen, immer denselben Dienst zu beauftragen. Dann kommt möglichst jedes Mal dieselbe Fachkraft und kennt Ihre Lage schon.

Für Sie ist der Beratungseinsatz kostenlos. Die Pflegekasse bezahlt ihn, bei privat Versicherten das Versicherungsunternehmen. Wer Beihilfe bekommt, bei dem trägt die Beihilfestelle einen Teil.

So finden Sie jemanden:

• Fragen Sie Pflegedienste in Ihrer Nähe ausdrücklich nach einem Beratungseinsatz nach § 37 Absatz 3 SGB XI.
• Ihre Pflegekasse schickt Ihnen auf Wunsch eine Liste der zugelassenen Pflegedienste in Ihrer Gegend.
• Findet sich vor Ort niemand, sagen Sie es Ihrer Pflegekasse rechtzeitig. Sie kann dann eine Pflegefachkraft beauftragen, die nicht bei ihr angestellt ist.

So läuft der Besuch ab

Die Fachkraft kommt dorthin, wo die pflegebedürftige Person lebt. Das kann auch die Wohnung der Person sein, die pflegt, wenn die pflegebedürftige Person dort wohnt.

Die Fachkraft fragt, wie die pflegebedürftige Person und die Person, die pflegt, die Lage sehen. Deshalb ist es gut, wenn beide dabei sind. Sie schätzt ein, ob die Pflege zu Hause gesichert ist, und gibt praktische Tipps, etwa zum Umlagern oder zum Schutz vor Hitze. Den Körper sieht sie sich nur an, wenn die pflegebedürftige Person zustimmt.

Bei Bedarf schlägt die Fachkraft weitere Hilfen vor. Auf dem Formular für die Pflegekasse stehen dafür zum Beispiel ein Pflegekurs, Tages- oder Nachtpflege, ein Pflegedienst für einen Teil der Pflege, Hilfsmittel, ein Umbau der Wohnung oder eine neue Begutachtung. Pflegekurse der Pflegekassen sind kostenlos, auf Wunsch auch bei Ihnen zu Hause.

Den Pflegegrad ändert der Besuch nicht. Darüber entscheidet die Pflegekasse nach einem Gutachten. Hat sich der Zustand verschlechtert, sprechen Sie es an, denn die Fachkraft kann eine neue Begutachtung empfehlen. Wie Sie einen höheren Pflegegrad beantragen, steht im Beitrag Pflegegrad erhöhen. Ein Pflegetagebuch hilft, den Hilfebedarf im Alltag zu belegen.

Legen Sie den Bescheid der Pflegekasse und die Versichertennummer bereit, denn die Nummer kommt auf den Nachweis. Schreiben Sie Ihre Fragen vorher auf.

Bis einschließlich 31. März 2027 kann auf Ihren Wunsch jeder zweite Beratungseinsatz per Videokonferenz stattfinden. Der erste muss bei Ihnen zu Hause sein. Der Dienst braucht dafür einen Videodienst, wie ihn auch Arztpraxen für Videosprechstunden nutzen. Fragen Sie vorher, ob er das anbietet. Ein Telefonat zählt nicht als Beratungseinsatz.

Was die Pflegekasse erfährt

Nach dem Besuch füllt die Fachkraft ein einheitliches Formular aus und übermittelt es an Ihre Pflegekasse. Es bestätigt, dass der Beratungseinsatz stattgefunden hat. Das ist der Nachweis für Ihr Pflegegeld. Eine Ausfertigung bekommen Sie selbst. Heben Sie sie auf. Fehlt der Kasse später der Nachweis, bitten Sie den Pflegedienst oder die Beratungsstelle, ihn noch einmal zu übermitteln.

Was die Fachkraft über die Pflege denkt und was sie vorschlägt, erfährt die Kasse nur mit Ihrer Zustimmung. Auf dem Formular kreuzen Sie getrennt an, ob die Einschätzung zur Pflege und ob die Vorschläge an die Kasse gehen dürfen. Lehnen Sie ab, entstehen Ihnen laut Formular keine Nachteile. Ihre Zustimmung können Sie später bei der Pflegekasse widerrufen.

Zwei Ausnahmen gibt es. Hält die Fachkraft eine weitergehende Pflegeberatung für nötig, meldet sie das. Die Kasse muss Ihnen dann eine Pflegeberatung anbieten. Droht akut ein Schaden für Leib oder Leben, meldet die Fachkraft, dass die Pflege nicht sichergestellt ist, und ruft einen Notdienst.

Was ein verpasster Termin kostet

Fehlt der Beratungseinsatz, muss die Pflegekasse das Pflegegeld angemessen kürzen. Fehlt er wieder, muss sie es entziehen. So steht es in § 37 Absatz 6 SGB XI. Wie die Kassen das umsetzen, beschreibt ihr gemeinsames Rundschreiben:

1. Direkt nach dem Ende des Halbjahres schreibt Ihnen die Kasse, dass sie kürzen will.
2. Ab dem Ersten des Monats nach diesem Schreiben kürzt sie das Pflegegeld um bis zu die Hälfte. Kommt der Nachweis für das abgelaufene Halbjahr vorher noch an, kürzt sie nicht.
3. Fehlt der Nachweis auch im nächsten Halbjahr, stellt sie das Pflegegeld ein.

Bei Pflegegrad 2 fehlen dann bis zu 173,50 Euro im Monat, bei Pflegegrad 3 bis zu 299,50 Euro.

Holen Sie einen verpassten Termin so schnell wie möglich nach. Nach dem Rundschreiben zahlt die Kasse ab dem Tag des Beratungseinsatzes wieder das volle Pflegegeld.

Kann ein Termin nicht stattfinden, etwa wegen eines Krankenhausaufenthalts, rufen Sie Ihre Pflegekasse an, bevor das Halbjahr endet. Bei der Kürzung muss sie Ihre Lage im Einzelfall berücksichtigen. Wie lange das Pflegegeld während eines Krankenhausaufenthalts weiterläuft, steht im Beitrag Pflegegeld bei Krankenhausaufenthalt.

Was die geplante Pflegereform ändern würde

Das Bundeskabinett hat am 30. September 2026 den Entwurf für ein Pflegeneuordnungsgesetz beschlossen. Seit dem 9. Oktober 2026 liegt er dem Bundesrat vor. Nach dem Entwurf soll das Gesetz am 1. Januar 2027 in Kraft treten. Bundestag und Bundesrat haben noch nicht entschieden, und bis ein Gesetz in Kraft tritt, gilt das heutige Recht.

Für den Beratungseinsatz sieht der Entwurf vor:

• Bis Ende 2028 bliebe der Beratungseinsatz in jedem Halbjahr Pflicht.
• Die Regel für Videokonferenzen würde bis zum 31. Dezember 2028 verlängert.
• Wer zum ersten Mal einen Pflegegrad bekommt, könnte in den ersten drei Monaten bis zu zwei zusätzliche Beratungen abrufen. Das gilt für Pflegegrad 1 und für Pflegegrad 2 und 3 mit Pflegegeld.
• Ab 2029 träte an die Stelle des Beratungseinsatzes eine Pflegebegleitung. Sie fände einmal im Jahr bei Ihnen zu Hause statt, nicht per Video, und die Pflegekassen würden sie organisieren. Wer sie nicht abruft, dem würde die Kasse das Pflegegeld kürzen und im Wiederholungsfall entziehen.

Den aktuellen Stand des Verfahrens verfolgen wir im Beitrag Pflegereform 2027.

Wenn der Besuch zeigt, dass mehr Hilfe nötig ist

Manchmal zeigt der Beratungseinsatz, dass die Pflege für die Person, die pflegt, zu viel wird. Die Pflegekasse muss Sie dann zeitnah unterstützen, etwa bei einer Pflegeberatung oder einem Pflegekurs. Die Pflegeberatung nach § 7a SGB XI ist kostenlos.

Ein Pflegedienst kann auch einen Teil der Pflege übernehmen, zum Beispiel das Waschen am Morgen. Die Pflegekasse zahlt ihn bis zu einem Höchstbetrag als Pflegesachleistung. Nutzen Sie diesen Betrag nur zum Teil, bekommen Sie daneben anteiliges Pflegegeld. Wie viel, rechnet der Beitrag Kombinationsleistung berechnen vor. Den Beratungseinsatz müssen Sie dann nicht mehr nachweisen. Freiwillig können Sie ihn weiter nutzen.